Afin d’optimiser au mieux l’effet d’une campagne de relations presse, il importe de mettre en place quelques « bonnes pratiques » qui ont fait leur preuve.
L’agence BS Conseil & Communication vous propose ici quelques règles à respecter.
GERER UNE DEMANDE DE JOURNALISTE
Bien souvent le journaliste qui s’intéresse à votre société cherchera à prendre contact avec l’agence de relations presse, si elle est bien identifiée.
Toutefois, il est quelques cas où un journaliste tentera de prendre contact directement avec vous :
- début de collaboration avec l’agence
- journaliste anti-agence de RP qui préfère s’adresser directement à l’entreprise
- journaliste pressé qui n’a que vos coordonnées sous la main et pas le temps de chercher ceux de l’agence
- journaliste avec qui vous avez déjà eu un contact (à l’occasion d’une interview, par exemple).
Le journaliste peut donc vous contacter de plusieurs façons :
- par téléphone sur votre ligne directe ou votre ligne mobile
- par téléphone sur le standard de l’entreprise
- par mail sur votre propre adresse électronique
- par mail sur une adresse de contact du type « info@entreprise.com ».
La Conduite à Tenir (CAT) :
- Ne jamais répondre spontanément :
En effet, au moment de l’appel, vous êtes en train de faire autre chose, et vous ne savez pas ce que veut le journaliste. L’interview a donc de fortes chances de mal tourner.
N’hésitez donc pas à prendre les coordonnées du journaliste et proposez lui de le rappeler plus tard. - Personne ne doit répondre à l’exception des porte-parole officiels :
Même si le journaliste est insistant et a besoin d’une toute petite information, seuls les porte-parole officiels peuvent s’exprimer.
Le risque est qu’une information soit transmise par une personne non habilitée et qui brouille les messages que nous nous attachons à donner.
Les personnes amenées à décrocher le standard doivent disposer des coordonnées de l’agence pour être capable de les transmettre au journaliste ou pour transmettre la demande à l’agence. - Transmettre tout de suite la demande à l’agence :
L’agence est à vos côtés pour cibler la demande et vous aider à vous préparer au mieux pour les interviews.
En sachant quel angle le journaliste souhaite aborder, vous aurez ainsi tout en main pour apporter les réponses en adéquation avec les demandes.
Par ailleurs, certains médias sont particulièrement reconnus pour « tendre des pièges ». Avec son expérience, l’agence saura vous prémunir contre cela. - Être réactif à la demande :
Ne pas hésiter à demander la date butoir au journaliste afin de répondre en temps et en heure.
A noter que pour ce qui concerne des émissions de TV et de radio, bien souvent, la demande peut intervenir le matin pour un tournage ou un enregistrement dans l’après-midi.
Il est donc essentiel d’être réactif aux demandes ou d’expliquer pour quelles raisons on sera incapable de tenir les délais demandés.
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