Afin d’optimiser au mieux l’effet d’une campagne de relations presse, il importe de mettre en place quelques « bonnes pratiques » qui ont fait leur preuve.
L’agence BS Conseil & Communication vous propose ici quelques règles à respecter.
ACCOMPAGNER UNE INTERVIEW PAR LES BONS OUTILS
Les outils à usage interne :
« La feuille de route » ou « briefing book » :
Il s’agit d’un document transmis par l’agence au porte-parole qui répondra à l’interview. Ce document a pour but de donner toutes les informations nécessaires pour permettre une bonne préparation de l’interview.
On y trouvera notamment les éléments suivants :
- lieu et date du rendez-vous presse
- la modalité (de visu ou par téléphone)
- le thème général
- les questions éventuelles que l’on pourrait vous poser
- une présentation du média
- une présentation du journaliste
- des recommandations éventuelles de la part de l’agence
- la présence ou non d’un consultant de l’agence
L’antisèche :
Il s’agit d’un document d’une demi-page maximum sur laquelle le porte-parole (surtout, à l’occasion des premières interviews) notera les points clés qu’il souhaite aborder avec le journaliste, ou les mots clés qu’il souhaite dire.
Attention toutefois, cet outil ne peut être utilisé qu’à l’occasion d’interviews téléphoniques et ne doit en aucun cas être lu. Sinon, l’effet produit sera exactement l’inverse de celui recherché : le journaliste pourrait estimer que le porte-parole ne sait pas de quoi il parle, ou qu’il n’est pas légitime, ou encore qu’il s’agit juste d’éléments de discours marketing dénués de tout fondement réel.
Les outils à usage externe :
Le communiqué de presse de l’annonce :
Si le rendez-vous a pour objet d’approfondir une information transmise dans le cadre d’un communiqué de presse ou d’une alerte média, il est important de disposer de ce document et de pouvoir le remettre (ou le renvoyer par email).
Rappel qu’est ce qu’un communiqué de presse ?
Un communiqué de presse (ou Press Release) est un document court, envoyé aux journalistes dans le but d’annoncer une actualité liée à la vie de l’entreprise (annonce de nouveaux contrats ou partenariats, lancement de solution, levée de fond, ouverture de bureaux, etc).
A ne pas confondre avec le dossier de presse, destiné à présenter aux journalistes l’entreprise dans son ensemble.
L’objectif du communiqué de presse consiste à inciter les journalistes à parler d’une entreprise de façon positive dans leur rédactionnel, c’est-à-dire dans leur article ou reportage TV/radio et ce gratuitement.
Le format est court (2 pages maximum). Il peut être envoyé sous format PDF simple ou élaboré sous format digital (en HTML) si la matière disponible le justifie (visuels, vidéos, liens …).
Selon les thèmes abordés, les médias ciblés pourront être différents. C’est pourquoi, il est important de mixer les sujets et les angles de communication afin de favoriser un maximum de retombées.
La fréquence varie selon les actualités de l’entreprise.
Le dossier de presse :
Il s’agit de la carte d’identité de l’entreprise, dans lequel le journaliste disposera de tous les éléments dont il aura besoin pour étayer son article (chiffres clés, infos marché, structure de l’entreprise, les hommes, les solutions,…).
Ce document a vocation à être remis à l’occasion d’un entretien de visu, mais sera proposée dans le cas d’interviews téléphoniques.
Une illustration :
Il est toujours important de pouvoir proposer au journaliste de quoi illustrer l’article qu’il écrira. En fonction du sujet de l’interview, l’illustration pourra être un portrait du porte-parole ou une capture d’écran ou encore un schéma,…
Une présentation Powerpoint :
Outil particulièrement ingrat car peu apprécié par les journalistes, car généralement la manifestation d’un discours marketing. Toutefois, dans certains cas, une présentation – surtout si elle a servi à étayer le rendez-vous – pourra être proposée au journaliste à l’issue de l’interview.
LE SITE INTERNET
Très souvent, un journaliste qui fera une recherche sur vous le fera sur Internet. Il apparaît donc essentiel que votre site puisse contenir les éléments nécessaires pour optimiser votre campagne de relations presse, à savoir :
Une partie « news » ou « presse » :
C’est dans cette partie que vous placerez les différents documents presse (communiqués, dossier de presse, illustrations,…) et les coordonnées de l’agence.
Une adresse générique :
De type « presse@entreprise.com » serait la bienvenue et renverrait sur les adresses électroniques de l’agence.
> Lire aussi : Gérer une demande de journaliste
